Kohustuslikud dokumendid personalitöösAutor: Tiia E. Tammeleht03.10.2006Kohustuslikeks dokumentideks töösuhetes on tööleping, tööraamat ja töötaja kohta koostatud isikukaart, mida tööandja on kohustatud säilitama 50 aastat arvates töötajaga töölepingu lõpetamisest. Kui tööandja lõpetab oma tegevuse, edastab ta nimetatud dokumendid arhiiviasutusele. Tööandja, kellel on üle viie töötaja, on kohustatud välja töötama ka töösisekorraeeskirjad.
Tööleping
Töölepingu tingimused jagunevad kohustuslikeks ja fakultatiivseteks ehk valikuvabadeks. Kohustuslike tingimuste näol on tegemist töölepingu sisu kohta esitatavate miinimumnõuetega, mida tuleb täita ja mis määravad töölepingu olemuse.
Töölepingus peavad olema järgmised tingimused ja andmed:
1) poolte andmed (nimi, isikukood või registreerimisnumber, elu- või asukoht);
2) töölepingu sõlmimise ja töötaja tööleasumise aeg;
3) tähtajalise töölepingu korral töölepingu kestus ja alus;
4) ameti- või kutsenimetus või kvalifikatsiooninõuded ja tööülesannete kirjeldus;
5) töö tegemise koht või piirkond;
6) palgatingimused;
7) tööajanorm;
8) töötaja põhi - ja lisapuhkuse kestus, samuti alused lisapuhkuse andmiseks;
9) töölepingu lõpetamise etteteatamistähtajad või nende tähtaegade määramise alused;
10) viide kollektiivlepingu rakendatavuse kohta töölepingule.
Töötaja töötamise korral välisriigis üle ühe kuu tuleb töölepingus lisaks eeltoodule sätestada:
1) välisriigis töötamise kestus;
2) palga maksmise vääring;
3) välisriigis viibimisega seotud lisatasud, hüvitised ja erisoodustused;
4) töötaja välisriiki tööle suundumise ja välisriigist tagasipöördumise tingimused.
Kui tööleping sõlmitakse tähtajalisena, tuleb ka tähtaeg ära märkida. Kui tähtaeg on jäetud märkimata, loetakse tööleping sõlmituks tähtajatuna.
Töölepingu sõlmimiseks on vajalik poolte kokkulepe nii kohustuslikes kui fakultatiivsetes tingimustes. Kui pooled näiteks fakultatiivse tingimuse osas kokkulepet ei saavuta, jääb tööleping sõlmimata sõltumata kohustuslike tingimuste vormistamisest.
Tööleping koostatakse kahes eksemplaris. Ehkki on erandjuhtudel lubatud töölepingut sõlmida ka suulises vormis, on võimalike vaidluste vältimiseks soovitatav tööleping alati (ka lühiajalise töösuhte korral) sõlmida kirjalikult.
Tööraamat
Tööraamatu pidamise kord on sätestatud sotsiaalministri 07.10.2004.a määrusega “Tööraamatu vorm, tööraamatu täitmise ja dublikaadi andmise kord ning tööraamatu hind” (RTL 2004, 134, 2082).
Määruse kohaselt täidab tööandja esmase tööraamatu hiljemalt ühe nädala jooksul pärast töötaja tööle asumist. Töötaja töölevõtmisel peab tööandja avama talle tööraamatu ka juhul, kui tööandja võib eeldada, et töötajal on juba eelmisest töökohast saadud tööraamat olemas, kuid ta ei ole seda tööandjale esitanud. Töötajal võib olla mitu tööraamatut.
Töölepingu sõlmimisel märgitakse tööraamatusse kande number, tööle asumise aasta, kuu ja päev, tööandja täielik nimetus ning kanne «Tööle asunud». Kui töötaja töötamise ajal tööandja muutub, tehakse selle kohta tööraamatusse uus kanne. Töölepingu lõpetamisel kannab tööandja tööraamatusse töölepingu lõppemise päeva.
Kui tööandja on teinud tööraamatusse kande, mida võib teha üksnes töötaja nõudel (nt märgib omaalgatuslikult töölepingu lõpetamise aluse formuleeringu viitega seaduse paragrahvile, lõikele ja punktile), on tööraamat kasutamiskõlbmatu ning tööandja peab väljastama tööraamatu dublikaadi. Sellisel juhul taastab tööandja töötaja nõudmisel ja tõendite alusel kõik eelmiste tööandjate juures tööraamatusse tehtud kanded.
Tööandja on kohustatud andma töötajale tööraamatu töölepingu lõpetamise päeval. Kui töötaja tööraamatut vastu ei võta, on tööandja kohustatud andma töötajale tööraamatu nõude esitamise päeval. Kui aga tööandja tööraamatut kinni peab, on ta kohustatud maksma töötajale keskmist palka iga tööraamatu kätteandmisega viivitatud päeva eest kuni tööraamatu kätteandmiseni. Hüvitise nõude esitamiseks on töötajal aega neli kuud.
